Out of Office: come scrivere una risposta automatica perfetta

E’ giunto anche per voi il momento tanto atteso della partenza per le vacanze? Tutto è pronto, avete dato le consegne di lavoro ai vostri colleghi, ora non vi resta che scrivere il vostro messaggio di out of office. Siete sicuri di sapere come scriverlo nella maniera migliore? E’ un dettaglio importante, che dà una certa idea di voi e del vostro modo di lavorare, proprio per questo va scritto con cura e attenzione. Vediamo qualche esempio di messaggio di out of office che lascerà piacevolmente colpiti i vostri clienti.

Out of office: cosa scrivere nel messaggio

Naturalmente stiamo dando per scontato che sappiate cos’è un messaggio di out of office, qualora non ne abbiate la minima idea e vi troviate per la prima volta a doverlo scrivere, si tratta di un messaggio automatico che viene inoltrato a tutti quegli utenti che proveranno a scrivere al vostro indirizzo di posta, quando voi sarete fuori ufficio, per vacanza o altre ragioni.

Il messaggio di out of office deve contenere necessariamente le seguenti informazioni:

– Durata dell’assenza con indicazioni dei giorni di partenza e ritorno in ufficio (o luogo di reperibilità);
– Il nome della persona a cui ci si potrà rivolgere nel periodo di vostra assenza (scrivete ovviamente il contatto mail e possibilmente un numero di cellulare);
– Le ragioni dell’assenza solo se siete ad esempio a un meeting, a una fiera o simili;
– La traduzione dell’intero messaggio in un’altra lingua, se lavorate in una multinazionale e avete frequenti contatti con persone che parlano ad esempio in inglese. Il messaggio di out of office infatti, deve essere comprensibile a tutti i vostri contatti lavorativi.

Inoltre, se credete che durante la vostra assenza avrete la possibilità, di tanto in tanto, di leggere la posta, potete aggiungere questa informazione al vostro messaggio di out of office.

Out of office: cosa non scrivere nel messaggio

Ci sono anche delle cose che sarebbe opportuno non scrivere proprio nel messaggio di out of office. E’ fondamentale tenere presente che si tratta di un messaggio ‘fisso’ che verrà inviato a tutti coloro che proveranno a contattarvi, pertanto è meglio evitare di scriverlo in maniera ironica: ‘A causa della raggiunta fusione mentale, scappo su un’isola deserta, naturalmente senza pc, né connessioni’. Potrebbe essere divertente per qualche collega che vi conosce bene e lavora a stretto contatto con voi, ma non di certo per la maggior parte dei clienti e dei fornitori. Evitate anche di far trapelare malinconia, rabbia, tutti sentimenti legittimi, ma non in un messaggio di out of office.

Out of office: qualche esempio

Ora le regole per scrivere un messaggio di out of office corretto le conoscete, ma per agevolarvi nella stesura, eccovi qualche buon esempio, in italiano con relativa traduzione in inglese.

– I’m out of the office until Monday, August 14. If you require immediate assistance please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.

(Non sarò in ufficio fino a lunedì 14 agosto. In caso di necessità immediata, durante la mia assenza potete rivolgervi a colleague@colleague.com. Grazie.)

– Thanks for your email. I’ll be out of the office from the 2nd to the 7th May. Should the matter be important, please contact Pinco Pallo (ppallo@company.com) in my absence. Kind regards.

(Grazie per il messaggio. Non sarò in ufficio dal 2 al 7 maggio. Per questioni importanti, durante la mia assenza potete contattare Pinco Pallo (ppallo@company.com). Cordiali saluti.)