Videochiamate di gruppo con Zoom: come si usa e qualche trucco per divertirsi

Videochiamate di gruppo, call conference, videolezioni, videoseminari: parole all’ordine del giorno in questo momento storico, per lavoro, per amicizia, per hobby o per parentela, si tratta ormai della nostra quotidianità fattiva. Confinati dentro casa, smartphone, tablet e pc sono diventati il nostro unico mezzo di socializzazione  e comunicazione con il resto del mondo. Ci vediamo attraverso gli schermi e quindi necessitiamo di strumenti veloci e funzionali per farlo.

Zoom è uno di questi: leggero, adeguato e sempre più diffuso anche nel nostro paese, nonostante non ne esista una versione in italiano. Le videochiamate di gruppo con Zoom, infatti, sono divenute ormai una realtà tanto che, grazie al fatto di essere particolarmente intuitivo, può essere usato praticamente da tutti.

Scaricare Zoom su pc

Zoom può essere utilizzato con una versione desktop su pc, con app su smartphone o tablet o direttamente da browser, senza download. Tuttavia, l’unico modo per poter usufruire di tutti i suoi vantaggi e di tutte le sue funzionalità, è quello di scaricare la versione desktop sul computer.

Quindi, soprattutto se le videochiamate di gruppo su Zoom servono per motivi professionali (call di lavoro, videolezioni), il consiglio è quello di andare sul sito di Zoom, cliccare in alto a destra su Resources e poi su Download Zoom Client. Dopo aver avviato il download, attendere e poi completare l’installazione. A questo punto, Zoom chiederà di registrarsi: è possibile farlo creando un account ex-novo, oppure utilizzando l’account Google o quello Facebook. A questo punto Zoom è pronto per essere usato. Naturalmente servirà sempre una connessione a internet per utilizzarlo, anche con una versione desktop su pc.

Scaricare Zoom su smartphone e tablet

Con qualche funzionalità in meno, ma essenziale e user-friendly, la app di Zoom è scaricabile come una qualsiasi altra app su smartphone o tablet, sia da Google Play che da iTunes. Anche in questo caso sarà necessario registrarsi e anche in questo caso si potrà fare con un account ad hoc, oppure con Google o Facebook.

Videochiamate online: usare Zoom da web

L’ultima alternativa per usare Zoom, la più snella, è quella di utilizzare il sito web, senza scaricare nulla: basta andare sul sito di Zoom e scegliere fra Join a meeting, per partecipare ad una videochiamata di gruppo già creata da altri, e Host a meeting se si vuole essere colui che inizia la videochiamata (e farlo con video on, con video off oppure solo condividendo lo schermo del pc). Successivamente si dovrà registrare un host, cioè quello che crea la videochiamata, e si può fare sempre con un account ad hoc oppure con Google o Facebook; se invece si è un semplice invitato a una videochiamata già avviata, si potrà inserire soltanto il Meeting ID o il Personal Link Name di chi ha iniziato la conversazione.

Come avviare un meeting e invitare altre persone

Avviare un meeting, quindi creare una videochiamata di gruppo, è semplicissimo con Zoom: dal sito web basta andare su Host a meeting, scegliendo poi se con video, senza video o solo condividendo lo schermo. Su app oppure nella versione desktop, si clicca su New Meeting.

Per invitare amici, colleghi, adepti in caso di lezioni o parrocchiani, bisogna andare su Invite (prima su Participants se sei su app) e poi su Copy Url (nella versione desktop è possibile clickare sull’icona delle impostazioni e flaggare nel General “Automatically copy invitation URL once the meeting starts”, per non dover ripetere l’operazione di copiatura del link ogni volta). A questo punto ti basterà incollare il link a tutti coloro che vorrai invitare.

Come partecipare a una videochiamata su Zoom

Niente di più semplice: gli invitati ad una videochiamata dovranno solo clickare sul link che è stato copiato dall’host su Whatsapp, o Facebook, o mail, e saranno catapultati nella videochiamata anche senza essersi registrati a Zoom.

Come e perché usare il Personal Meeting ID

Se si è registrati per le videochiamate di gruppo a Zoom e si vuole evitare ogni volta di creare meeting, è possibile usare il Personal Meeting ID: basta andare su Meetings e poi copiare l’invito a coloro che si vogliono rendere partecipi alla videochiamata. Cliccando su Start avrà così inizio il meeting tramite Personal ID. Come prima, chi riceverà l’invito dovrà soltanto clickare sul link copiato.

Videochiamate di gruppo: i vantaggi di Zoom

Sono tante le app e i programmi che possiamo usare per le videochiamate di gruppo. Perché scegliere proprio Zoom? Ecco quali sono i suoi vantaggi:

• è più leggero di altri strumenti, quindi gira più facilmente e più velocemente, anche se la connessione a disposizione non è molto forte;
• permette di fare videochiamate con 100 partecipanti contemporaneamente (in versione free);
• mette a disposizione una visualizzazione più fluida e intelligente dei partecipanti; su pc si vedono tutti contemporaneamente (a differenza di Skype ad esempio), su Smartphone c’è anche la possibilità di visualizzare soltanto chi sta parlando in quel momento, evitando sovrapposizioni e caos e inoltre l’orientamento del singolo è “aggiustato” in automatico da Zoom, quindi si evita il torcicollo;
• offre la possibilità di condividere lo schermo e/o l’audio del proprio dispositivo con i partecipanti e questo è molto utile sia se le chiamate sono di lavoro con i colleghi, sia in caso di videolezioni a studenti;
• si possono silenziare i partecipanti: così durante una lezione o una conferenza, non ci sarà disturbo da ogni minimo rumore di ogni singolo invitato.

Si tratta di caratteristiche che rendono le videochiamate di gruppo su Zoom uno strumento molto valido sia per lavoro sia per quelle personali dove Skype può risultare pesante e poco funzionale e dove Whatsapp sarebbe limitante perché permette solo videochiamate con 4 partecipanti al massimo.

Cosa manca a Zoom

Innanzitutto una versione in italiano. Perché i meno avvezzi all’inglese potrebbero faticare ad utilizzarlo ed è un peccato data la fruibilità del mezzo. In secondo luogo manca un’estensione di tempo nella versione free: 40 minuti sono pochi. Certo, rientrano perfettamente in un’ottica commerciale. In ultimo, forse Zoom lascia a desiderare sulla privacy: sono in corso polemiche sull’utilizzo dei dati degli utenti da parte dell’azienda e sulla violazione delle conversazioni stesse.

Videochiamate gratis: le differenze tra Zoom base e Zoom Premium

Ci sono svariate differenze tra la versione base di Zoom e le versioni Premium. Prima fra tutte il prezzo, ovviamente: la versione base è gratis, mentre le Premium sono a pagamento (si parte da 13 euro circa al mese). Fra le altre differenze, le più degne di nota sono:

• la durata delle chiamate: nella versione free fra due partecipanti soltanto la durata è illimitata, mentre fra 3 o più partecipanti la durata è limitata a 40 minuti. Nelle versioni premium, invece, la durata è illimitata anche per più partecipanti;
• il numero dei partecipanti per ogni videochiamata: fino a 100 nella versione free, fino a 1000 nella versione top passando per le altre cifre delle versioni intermedie.

Quindi, a meno che non si tratti di una realtà aziendale molto grande, il suggerimento è di usufruire della versione base. Tanto più che dopo i fatidici 40 minuti (peraltro perfetti in caso di riunione di lavoro o videolezione), il meeting può essere ripreso subito dopo semplicemente riutilizzando lo stesso link o ID.

Zoom videochiamate, i trucchi per usarlo meglio e divertirsi

Fra le tantissime caratteristiche e funzionalità delle videochiamate di gruppo Zoom, ne troviamo alcune uniche nel loro genere, altre anche potenzialmente divertenti. Ecco le più degne di nota:

• condividere lo schermo (share screen) è utilissimo per meeting di lavoro e lezioni, per mostrare grafici, progetti, video, etc, a tutti i partecipanti, e per fare assistenza a distanza su programmi e altro; si può flaggare la condivisione dell’audio del pc, ottimizzare la qualità video e scegliere quale schermata condividere, oppure se condividere solo la visualizzazione di documenti specifici;
• scrivere sullo schermo: quando c’è uno schermo condiviso nella conversazione, i partecipanti possono scriverci sopra qualcosa o disegnare, indicando cose (basta andare sulla matitina, scegliere se disegnare o scrivere, con quale colore e formattazione, etc, e poi agire sullo schermo);
• la chat è uno strumento comodissimo se alcuni partecipanti sono “mutati”, cioè se il loro microfono è stato spento; ci si può scrivere in tempo reale durante il meeting;
• cambiare lo sfondo al video: per non mostrare il disordine di casa o per dare un tono più cool alla conversazione, solo da desktop puoi cambiare il background del tuo video (icona delle impostazioni in alto a destra, Virtual Background;
• mettere il filtro bellezza: impostazioni, Video e poi flag su Touch up my appearance;
• registrare i meeting è utilissimo per rivedere e riascoltare, se la memoria ti inganna spesso, o semplicemente per avere un archivio di riunioni, lezioni, videochiamate divertenti con amici; su desktop basta clickare su Record (nelle impostazioni si può anche scegliere di registrare automaticamente ogni meeting);
• rise hand è l’opzione dell’alzata di mano, utilissima per le videolezioni con studenti mutati durante il meeting: Zoom riconosce chi alza la mano per poter parlare o fare domande e l’host lo può vedere, scegliendo se “smutarlo” oppure no, e soprattutto quando.
• mutare i microfoni dei partecipanti, per non avere interferenze fastidiose se deve parlare una persona soltanto;
• mostra i nomi dei partecipanti è un’opzione utilissima per videochiamate con colleghi e/o studenti di cui non si ricordano i nomi;
• programmare e notificare i meetings: è possibile schedulare i meeting e settare dei promemoria, integrandoli con Google Calendar, in modo che lezioni e riunioni siano segnate in agenda e ti vengano ricordate per tempo (Schedule);
• disattivare la tua videocamera, se non si vuole essere visti;
• silenziare il microfono, se non si vuole che tutti gli altri sentano ciò che si sta facendo;
• le scorciatoie da tastiera rendono il lavoro agevole e si trovano tutte nella versione desktop (Impostazioni –> Keyboard Shortcuts).

Settare Zoom per la musica

Molte delle videochiamate che stanno avvenendo in questi tempi di coronavirus hanno come tema la musica: lezioni di canto e/o di strumento, lavori di gruppi vocali o di band, registrazione di album e via discorrendo. Dato che fare queste cose con una connessione di mezzo può risultare difficile, c’è chi ha pensato di implementare due webinar per settare al meglio le opzioni audio di Zoom, in modo da ottimizzarle per la musica.